10個你絕對不能犯的簡報錯誤-簡報呈現簡潔有力,溝通更有效率

錯誤 3 內容及標題比例錯誤,聽眾易抓錯重點

在使用PowerPoint時,投影片的預設格式都會讓標題字體比較大,內容字體比較小,過去我們認為這是絕對的,因為標題概括投影片的內容,然而內容才是講者想要呈現給聽眾的。
可是聽眾接收到的資訊並非如此,瑞典專業簡報家David JP Philips在TED演講中提到,人的目光都習慣於被較大的物品吸引,在觀看一張投影片時,往往先吸引到聽眾注意的反而是標題,即使內容才是重點,印象最深刻的也是標題,要避免這種情形,可將內容的字體稍放大,標題字體縮小。

10個你絕對不能犯的簡報錯誤-簡報呈現簡潔有力,溝通更有效率
標題字體大於內容
原本預設的投影片格式,會讓標題的字體大於內容字體。

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放大內容字體
將內容字體設定稍大於標題字體,有助於維持聽眾的注意力。

即使只差2pt,也可以看出標題和內容的差異。

若只有內容,則依照整篇投影片的內容設定一定的字體大小。

 

錯誤 4 沒有經過設計的簡報,缺乏說服力!

王永福說,簡報最重要的功能就是說服聽眾,採用某個提案或是促使他們採取行動,而講者不僅要在言談之中展現出說服力,也需要在製作簡報時加入這份用心,其中一個可以看到講者準備充分與否的小地方,就是簡報的設計是否前後一致,有共同的主題和連貫性。
共同的主題和連貫性表示講者對自己的講題十分明瞭,已經花費時間在製作簡報上,給聽眾「完整」且「準備充分」的感覺。設計的風格五花八門,針對不同的場合也有不同合適的主題,如若不知道要如何設計出有連貫性的簡報,可以直接套用模版。

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前後風格不一致
雖然聽起來很不可思議,但仍有許多使用者偏好讓每張投影片都有不同的風格,但這會給人不連貫的感覺。

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善用模版設計
使用PowerPoint中的模版直接套用,從第一張到結尾投影片都會呈現連貫的設計。 

在「設計」中,先在左邊的長方框中選擇一個主題,再至右邊的長方框選擇相同主題下,同一系列色的設計。

模版的設計中,連字型都是預設的,不同的模版有不同的字型,可依照自己的選擇調整。

 

錯誤 5 不恰當的字體,給予人不專業的印象

除了簡報主題的設計,顏色、排版標題一致,選用的字體也扮演重要的角色,不僅代表你的簡報風格,也呈現講者的個人特質,以《10 Death by PowerPoint》一段演講影片為名的Don McMillan就曾舉例,若你用Courier New,表示你是個有組織、嚴謹的人,因為這個字體是打字機的字體;若是用Comic Sans則是你覺得自己很有趣;用Times New Roman則表示你很懶惰,因為你永遠都用預設字體。
中文也可以對應到相對的字體,標楷體就像是Courier New,給予人中規中矩的印象,而Comic Sans就像華康秀麗體或少女體的變形,較活潑可愛;而Times New Roman就是新細明體了,都是Office內的預設字體。一般來說正式場合可以選擇新細明體或是標楷體,輕鬆的場合就可以選擇華康系列的變體。

10個你絕對不能犯的簡報錯誤-簡報呈現簡潔有力,溝通更有效率正式場合錯誤字體
會議簡報中使用跳躍的字體,並不是好選擇。

10個你絕對不能犯的簡報錯誤-簡報呈現簡潔有力,溝通更有效率
標準字體最保險
標楷體、新細明體較適合用於正式場合,至於像是隸書體或宋體,則需要考量使用場合。

標題和內容的字體都可以分開設計,也記得要搭配投影片的顏色,如果是粉嫩色系可選擇秀麗體或是竹風體。

你也可以到字體內更改預設的字體。

 

錯誤 6 超過6個分項,會讓聽眾記不得重點

投影片的外觀設計完成後,再來就是內容編輯,不僅要讓聽眾「聽的懂」也要「來得及」看,所以除了不要將所有的句子直接放到投影片上,也要注意內容呈現的方式,許多講者習慣用分項、分點的方式說明,清楚明瞭,可是如果太多的分項,反而會產生反效果。
David JP Philips的TED演講中提到,人的專注力最多只能記住畫面上6個分點,若超過7個以上,聽眾需要花更多的心力解讀,也容易忘記講者說過的內容,所以即使是分項解說,盡量讓1張投影片只有6個重點,能夠幫助聽眾即使在演講結束後也可以清楚記得演講重點。

10個你絕對不能犯的簡報錯誤-簡報呈現簡潔有力,溝通更有效率
太多子母分項
句子未簡化,分層項目的重點太多,聽眾需要花費更多心力解讀、記錄。

10個你絕對不能犯的簡報錯誤-簡報呈現簡潔有力,溝通更有效率重點6個就好
將各個大重點列出,只保留6點,搭配口語表達更詳細的內容,聽眾會更專心聆聽演講。 

分點的項目符號也可以用數字編號代替。

分項中,子分項的字體大小會小於母分項,若兩者同樣重要,可提至同個階層。 

 

 

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