第 5 招 圖片壓縮儲存,幫簡報檔案大瘦身

圖解類的投影片容易理解,而這照片類的投影片則可以給予聽眾許多想像的空間,許多大師級簡報都會交互運用這兩種元素,不過簡報中如果用到很多的照片,那麼整個簡報檔案,就會顯得相當龐大,除了不方便電子郵件寄送,在開啟時也會格外耗時。這時可以透過PowerPoint的圖片壓縮功能,將整個簡報檔案的體積大大減少,不過這主要是針對投影片中的相片圖檔,向量物件可以縮減的檔案大小,就比較不明顯。

 9招技巧重新認識PowerPoint:跳脫陳舊版型,提高製作效率
選取任一圖片後,到「格式」分頁中點選「壓縮圖片」,可以選壓縮單張圖片或是壓縮整份簡報檔中的所有圖片,完成後儲存即可。

 

第 6 招 一次置換簡報字型與複製全部文字內容

在編輯投影片的時候,如果我們想要更改字型,通常都是先選取文字框後,再進行修
改,但是如果你要變更整份文件的字型,其實可以不用逐頁慢慢選取,只要運用內建的取代字型功能,就可以將整份文件簡報的文字,統一置換成另一種字型,節省時間。
另外,除了製作簡報,有時你也會需要複製多張頁面的簡報內容,然後貼到Word或是其它的應用程式中,進行其它的應用。不過在PowerPoint中,一次只能選擇一張簡報的內容進行複製,如果是多張的投影片,就相當累人了,其實我們只要切換到大綱模式,就可以快速選取多張簡報內容,輕鬆地複製所有的內文到其他應用程式了。

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1. 在「常用」的分頁中找到「取代」的功能,按下「取代字型」就可以將簡報中的文字字型一次替換。

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2. 切換到大綱模式後,選取文字就能按右鍵複製下所有文字內容,不過有個小缺點是圖片無法一併複製。

第 7 招 插入或合併其他簡報的投影片

如果是月例會這種類似定期報告的簡報,通常我們不會每個月都重新製作一份新的檔案,而是會從既有的簡報去做修改與合併的動作,當然我們也可以用複製再貼上的方式,只是這樣就必須同時開啟兩個投影片編輯視窗,切換來切換去容易出錯,所以我們可以開啟「重複使用投影片」的功能,在同一個視窗介面下便能處理插入與合併投影片的作業。

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在「常用」的分頁中找到「新增投影片」,按下「重複使用投影片」並在右側窗格開啟其他簡報檔,用點選方式插入投影片。 

 

第 8 招 把簡報搭配旁白錄製成教學影片

在學校授課或是企業員工訓練的環境中,因為每年課程的變動幅度不大,所以同一份簡報檔重複使用的情況很常見,如果考慮到學員的複習需求,單純靠教學簡報檔絕對是不夠的,因為這個簡報檔通常只是授課的大綱,而不是全部的課程內容,這時授課講師便可以考慮將簡報檔錄製成影片。
PowerPoint的「建立視訊」功能,並非只是單純的把簡報檔變成影片檔,而是允許講師為每張投影片錄製旁白,用更清楚的口述方式解說投影片內容,讓沒聽到的人有補救學習的機會,而講師也不必為了少數幾個人從頭再講一遍,錄製完成的影片當然也可以放到YouTube上分享。

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1. 到「檔案」中的「匯出」,選擇「建立視訊」,並點選錄製旁白後,勾選要錄製的內容並「開始錄製」。

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2. 然後便會進入錄製介面,電腦要接麥克風收音,並可開啟雷射筆功能以便在畫面上標出重點。

 

第 9 招 利用圖表工具將Excel數據轉換為示意圖表 

為了使簡報內容讓聽眾信服,我們常會在投影片中引用許多數據結果進行比較,不過單純的數據內容,還是比不上統計圖表來得直觀,只是,我們通常是用Excel而非PowerPoint來整理統計數據,難道要在PowerPoint中重新再輸入一次數據,才能透過圖表工具轉換成美觀的示意圖嗎?當然不必,因為PowerPoint與Excel系出同源啊,所以可以利用複製貼上的方式,直接把Excel檔案內的數據貼到PowerPoint,然後再利用內建的圖表工具來轉換。

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1. 首先你當然要先有一份已經輸入數據的Excel表格,才能以此來製作圖表。

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2. 到「插入」的分頁中點選「圖表」,並選擇你所需要的圖表樣式,有圓餅圖、折線圖等。

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3. 接著會跳出一個很像Excel表格出來,依你所選的圖表類型,需要輸入的欄位也不同。

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4. 直接把步驟一的Excel表格複製後貼上這個新的表格,注意藍色線條內的區域要完全包含我們的數據。

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5. 回到投影片,PowerPoint已經自動幫你把數據轉換成你剛才所選的圖表了。

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6. 點選圖表旁的工具圖示,還可以進行樣式與色彩的變更。

 

 

 

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