【Office 實用技能精選】Word 篇- 12招 Word 進階文書編輯技巧

技巧6. 讓直式與橫式版面共存於同一份文件中

Word 有直式與橫式兩種版面,通常來說直式較為適合文字版面,而橫式則適合表格與圖片,在設計一份專案文件時,這些都是我們常會使用到的元素,交互運用不同版面,更可以突顯出你想呈現的內容,不過你應該也發現了,當我們我們要更改版面時,都會直接套用變更至整份文件,其實只要透過文件的分隔符號,就能解決這個問題。

步驟1.如果你想從下一頁開始變成橫式版面,就移至工具列的「版面配置」,點選「分節符號」中的「下一頁」。

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步驟2.如果不確定是否有設分節,可以到工具列的「檢視」,點選「大綱模式」。


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步驟3.這樣就能很清楚看到我們所設的文章分節符號與類型了。


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步驟4.關閉大綱模式,回到工具列的「版面配置」,在方向的下拉選單中選擇你要更換的版面。


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步驟5.這樣便能讓直式版面與橫式版面同存於於同一份文件當中了。


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技巧7. 依照不同章節來設定頁碼,凸顯文件結構

同樣運用前一招文章分節的概念,我們就可以在同一份文件當中,為每一個文章分節都分別設定不同樣式的頁碼,如果這份文件是由多人的文件合併而成,或是此份文件的內容囊括了多項主題,藉由這樣的頁碼區分,除了讓整份文件的組成結構更清楚,尤其在列印時,更可直接指定列印某一節的特定頁面,相當方便。

步驟1.將游標移到每一個章節的結尾處,在工具列「版面配置」的「分隔符號」點選「分節符號」的「下一頁」。

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步驟2.雙擊文件的頁首或頁尾位置即會出現「頁首及頁尾工具」,點擊「頁碼」,在下拉式選單選擇頁碼樣式及位置。


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步驟3.移至第二章處可以看到頁碼並非從1開始,這時點選「頁碼」,按下「頁碼格式」。


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步驟4.在頁碼格式的視窗中,於頁碼編排方式選擇「起始頁碼」並設為1,「確定」之後即可,每一節都要分別設定。


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步驟5.如果需要列印單獨第二章,在列印介面時,於「頁面」處輸入「s2」即可,若列印第一章則輸入 s1,以此類推。


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技巧8. 讓 Word 幫你建立目錄,並可隨時更新

有了頁碼之後,當然還需要建立目錄,因為有些報告或企劃書,內容常有數十頁至百頁之多,列印成紙本後,如此才能方便閱讀者快速檢索內容,Word 提供了自動目錄的功能,再搭配多層次清單功能,就能創造出一份依照章節結構的詳盡目錄,如果之後你的文件因為經過修改而使頁碼發生改變,也只要使用更新目錄的功能,即可修正目錄頁碼。

步驟1.依照前面所教的先在版面配置設好文章分節,然後到工具列「常用」點選「多層次清單」選擇一個樣式。

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步驟2.如果要更改項目的層級,由章改為節,則在「多層次清單」下選擇「變更清單的階層」。


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步驟3.在上一步驟若選擇「定義新的多層次清單」,可進一步修改樣式設定。


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步驟4.然後插入文章頁碼,在每一個文章分節都要設定頁碼格式,勾選「包含章節編號」及設定「起始頁碼」為1。


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步驟5.將游標移至首頁,到工具列「參考資料」點擊「目錄」選擇「自動目錄」即可,而按「更新目錄」則可更新頁碼。


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