【Office 實用技能精選】Word 篇- 12招 Word 進階文書編輯技巧

技巧9. 替中文字加上注音標示,孩子也能讀

許多教職人員都會利用 Word 來製作教案與教材,不過對於低年級的孩子或者新住民來說,文字搭配注音可連結字形與字音以加深學習的印象,在 Word 中也支援了注音標示的功能,不必一個一個地輸入注音符號,系統會自動帶入對應的注音,只需要針對注音有誤的地方修改一下即可,很快速便能產生一份帶有注音標示的文件。

步驟1.首先開啟文件檔輸入文字,如果習慣中式直行格式,可在工具列「版面配置」的「文字方向」選擇「垂直」。

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步驟2.選取要標示注音的文字。到工具列的「常用」中點擊「注音標示」的按鈕。


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步驟3.選取要標示注音的文字。到工具列的「常用」中點擊「注音標示」的按鈕


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步驟4.然後調整注音的對齊方式,可在下拉式選單選取,並設定注音文字的大小等格式,完成後按「確定」。


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步驟5.檢視一下注音標示是否過於靠近,若與文字靠太緊,可回上一步驟調整注音標示的「位移」。


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技巧10. 將特殊字型內嵌至文件,換台電腦也能看

如果你在製作文件時,為了美觀,偏好使用一些在原本 Word 裡面沒有內建的特殊字型,那麼除非你是僅供自用,否則就算把檔案寄給別人,別人的電腦也看不見你的特殊設計,除非那台電腦正好有安裝你所使用的字型,其實在 Word 裡有提供內嵌字型的功能,可以把你在文件中所使用的字型一起打包,讓其他電腦也能正常顯示文件。

步驟1.安裝完新字型後,在「常用」工具列下,點擊字型下拉選單便能選取套用特殊字型,但僅會在此台電腦上顯示。

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步驟2.如果要將字型內嵌,按上一步驟工具列上的「檔案」,然後點擊「選項」。


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步驟3.在「儲存」的項目,勾選「在檔案內嵌字型」,若要節省檔案大小則再勾「只嵌入文件中使用的字元」。


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步驟4.設定完之後記得按儲存,這樣即使在別台電腦開啟文件,也能顯示特殊字型。


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步驟5.不過如果步驟3時勾了「只嵌入文件中使用的字元」,在別台電腦上要修改用字時,就會以預設字型顯示。


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技巧11. 運用自動校正功能加快文件輸入的速度

經常繕打文件的使用者,應該會注意到有某些特定字詞用到的頻率很高,例如公司名稱及公司地址等等,在同一份文件中雖然可以重複運用複製貼上的方式,但其實節省不了什麼時間,且下次新開文件時又得重打一遍,透過 Word 自動校正功能,我們可以把較長的字詞以單字或符號取代,減少按鍵輸入的次數,速度自然可增加不少。

 

步驟1.首先新開啟一份文件,按下工具列的「檔案」。

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步驟2.點擊左方工具列下方的「選項」。


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步驟3.在 Word 選項視窗中選則「校訂」,點擊「自動校正選項」的按鈕。


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步驟4.在「自動取代字串」的項目中,在「取代」處輸入單詞,在「成為」輸入用來取代的長串字詞,按「新增」並「確定」。


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步驟5.回到文件,輸入你剛剛所設定的單詞,再多按一下 Enter,就會自動替換為長串的文字。

 


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技巧12. 調整 Word 文件權限,避免他人任意修改

由於 Word 文件檔案的泛用性太廣,除了 Office 本身之外,許多第三方程式例如 OpenOffice 或是雲端的 Google 文件,都能支援 Word 文件的瀏覽,而且也很容易被隨意刪改,比如說素人投稿經常被編輯亂刪之類的,如果你想避免這種狀況,其實可以調整 Word 文件檔案的編輯權限,或乾脆加個密碼,讓非必要的人無法輕易開啟文件。

步驟1.要替文件設定密碼,按下工具列「檔案」,在「資訊」的項目點選「保護文件」。

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步驟2.在下拉式選單點選「以密碼加密」,在跳出的視窗輸入自訂密碼,按「確定」。


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步驟3.以後如果有人要開啟這份文件,都必須輸入密碼才行。


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步驟4.如果你願意讓別人瀏覽文件,但又擔心別人會隨意刪改文件,就到工具列的「校閱」,點選「限制編輯」。


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步驟5.勾選「編輯限制」選擇「不允許修改」,再按下「是,開始強制保護」,最後設定一組解鎖的密碼便完成了。


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