常需要翻譯投影片?PowerPoint 這個功能 10 秒就搞定,連排版都幫你排好!

跨國工作者或正在從事研究的學生往往需要閱讀大量的外文簡報,甚至得為簡報進行中翻英或英翻中。對多數人來說這種翻譯工作不只相當枯燥而且曠日廢時。你知道嗎?其實 PowerPoint 裡頭有許多好用的翻譯工具,很快就能幫你搞定這些繁瑣的事。

在切入主題之前,我們先來看一個複雜的表格,這是在網路上找到的某一份英文簡報中的其中一張投影片:

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如果要靠自己將上面這個表格中文化,你覺得需要花多久時間?就算英文再好、打字再快,可能也要個十五分鐘吧?即便使用一些翻譯工具,然後複製、貼上,為求確實符合表格的格式,你至少還是要花十分鐘的時間才能完成這份表格。

本篇報導就是要告訴你,其實 PowerPoint 的功能已經做了很大幅度的更新,只要你使用的是 Office365 中的 PowerPoint,善用以下介紹的小工具,不到十秒鐘的時間,你就可以將上面這張表格變成下面這樣的結果:

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雖然裡頭少部分的中文字詞還需要調整潤飾一下,不過,這是不是比你自己手動翻譯來得省事很多呢?接下來我們就教你,如何使用這個神奇的簡報翻譯功能,十秒內搞定簡報中文化。

PowerPoint 的「翻譯」功能

熟悉 PowerPoint 的人或許已經知道 PowerPoint 本來就內建翻譯工具,該功能可以省下相當多的時間,快速完成翻譯。

1. 首先開啟一份外文簡報,接著按下「校閱」頁籤,然後選擇「翻譯」。

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2. 這時候右側會跳出「翻譯工具」欄位,透過這裡指定你要翻譯的目標為「繁體中文」。

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3. 再來就透過滑鼠把要翻譯的文字選取起來,你會看到被選取的文字自動出現在右上角的「來源」文字框中,而下方的「目標 繁體中文」區塊則會自動顯示翻譯出來的中文內容。

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4. 接著點擊「目標 繁體中文」區塊下方的「插入」按鈕,即可自動將翻好的中文內容插入簡報中。

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還能翻譯的更快嗎?讓 Presentation Translator 來幫你吧!

前面介紹的作法其實已經很人性化也很好上手了,不過,我們想教你的並不是剛剛那個工具。

光看前面的教學,你是不是覺得步驟還是多了些?整個過程至少要走四個步驟,而且還只是把一個頁面中的文字框給翻譯好而已。此外,透過這樣的方式還是有風險,除非你先將原始檔案作備份,否則若翻譯的不好時,連原始的簡報內容都無法回溯。

那麼,是不是有更快的作法呢?  

的確是有的,在 Microsoft Garage 專案中有一個名為 Presentation Translator 的 PowerPoint 增益集工具,主要是將 Microsoft Translator 與 PowerPoint 兩者完整結合在一塊、藉此發揮出強大的連結功能。一般人只要到官網下載安裝這個增益集工具就能大幅提升 PowerPoint 的翻譯效率。

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Presentation Translator 的下載安裝連結

完成 Presentation Translator 的安裝之後,會發現在 PowerPoint 介面上的「投影片放映」頁籤右方多了一個「翻譯投影片」的功能選項,按下之後即可開始指定欲翻譯的文字內容。很棒的是,它支援的語言多達 60 種以上,基本上絕對能囊括一般人所需的簡報翻譯任務。

以下我們實際來操作看看吧!

1. Presentation Translator 安裝完畢後,在「投影片放映」這個頁籤的最右方,會新增一個「翻譯投影片」的功能可供點選。

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2. 點選之後會跳出以下這個視窗,你可以在「翻譯成」這裡發現有超過六十種語言可以選擇。

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從上面的描述可以發現,翻譯投影片被簡化成三個步驟!而且重點是對「整份」投影片進行翻譯,而非傳統的「翻譯」作法只針對你選擇的局部範圍進行翻譯。此外,系統執行翻譯的方式是另外製作一份翻譯好的簡報檔出來,並不會破壞原始的簡報檔。

簡單來說,只要網路速度維持在正常的情況下,翻譯一整份投影片花不到十秒鐘。這確實比以往任何的作法都快上好幾倍有餘!

翻譯實戰一:一般簡報翻譯起來到底有多快?

了解操作的流程後,我們透過一份英文簡報來做示範,實際體驗看看翻譯「一整份」簡報的過程到底有多簡單。

1. 開啟投影片,接著按下「投影片放映」頁籤裡的「翻譯投影片」選項。

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2. 系統會將跳出的視窗預設為「翻譯成」繁體中文,所以你只需要按下「翻譯投影片」即可。

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3. 最後選擇要將翻譯好的投影片儲存在哪就完成所有步驟了。在範例中我們原始的簡報檔名為「presenting」所輸出的投影片名稱,以繁體為例,檔名為「presenting_zh-hant」。

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只要三個步驟就解決了,是不是超快的!

快是夠快,不過…翻譯出來的品質如何呢?

看到這裡,相信你還是會有疑問,雖然從速度來看是夠快了,但翻譯出來的結果到底堪不堪用呢?

下圖是原始的英文原文簡報檔案:

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下圖則是不到十秒鐘就翻譯好的中文簡報檔案:

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針對這份簡報,我們再從中擷取出兩張翻譯好的頁面當作翻譯品質的參考:

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從這幾個翻譯完成的頁面可以看得出來,翻譯成中文的結果,認真看起來其實說不上十分流暢,但基本上已經可以看出七八成的語意,在這個系統協助翻譯完成的架構之下,再針對簡報內容進行修飾的工作,絕對會比你從無到有翻譯一份簡報來的快上許多。

簡報翻譯實戰二:挑戰包含圖表、表格的複合型簡報

有的時候,「翻譯」可能不是最困難的環節,最麻煩的是還得兼顧「排版」這件事,尤其當簡報內容的組成非常複雜時,你要在不同的文字框、圖形與表格之間進行切換,特別是圖表,想妥善將中文內容編排到圖表上往往會耗去非常多的時間。

Presentation Translator 最棒的地方,就是除了一鍵翻譯整份文件(也包含備註講稿喔!)外,連排版都順帶幫你搞定了!既然如此,實際執行起來是否真的就沒有排版上的問題了呢?不如就實測一下吧!我們找了一份共 17 頁,而且內容特別複雜、圖表很多的簡報來進行測試,就像是下面這幾張投影片一樣:

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以往要翻譯這種程度的簡報,光是這三張大概就需要花去你半天的時間了。但現在透過新工具的協助,17 頁簡報不到 10 秒就搞定,一起來看一下這三張簡報的翻譯結果如何吧!

首先看到第一張,乍看之下你根本不會覺得這是由機器所翻譯出的簡報,反而像是原生的中文簡報吧?尤其是位於中央區塊的環形圖表,中文字完美地嵌在不同顏色的環狀區域裡,坦白說這張英翻中後的投影片需要修改的地方根本少之又少。

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接著來看第二張投影片,內容是一個專案管理的圖表,大致看來只有標題的部份需要再行潤飾,圖表的部份幾乎不需要修改。

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最後一張投影片的內容也是由複雜的表格所組成,完成度也是相當令人滿意。

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PowerPoint 大躍進!從死板的「工具」進化為智能「助手」

一直以來 PowerPoint 給一般人的印象不外乎就是圖片搭配文字的整合排版功能,近年來比較大的變革大概就屬 SmartArt 圖形了,加入了許多貼近現代工作環境的新穎圖表設計,讓用戶可以將數據內容快速轉化為更有意義的圖表。最值得一提的是,自從 Office 365 推出之後,PowerPoint 迅速朝「工作效率」這方面做革新,特別是引進了人工智慧的功能。

如果你是跨國型工作者,一個月有可能花上十數個小時在進行簡報的中文化與外文化,我們又不像大老闆那般會配一個秘書助手,因此這些關於簡報的事前準備都得自行搞定。往往在翻譯完簡報後,發現能準備上台演說、精心設計簡報流程的時間也所剩無幾了。

透過這種一鍵翻譯整份簡報檔的實用功能,縱使內容還是得花時間潤飾一番,也是省下了大量的時間成本,對工作者來說這效益不只是相當划算的,也徹底、精準地解決了工作上的「痛點」!可以這麼說,PowerPoint 的定位已經從過去單純的「簡報工具」,快速進化成一個名符其實的「簡報助手」。有了 AI 的加持,工作者就如同帶了一群好用的助手,以高效率解決各式各樣重複且瑣碎的問題。

 

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