第6招 設定樣式,檢索更快速

設定樣式的好處很多,比方說你有一份文件內容很多很長,當你滑動滑桿要找特定段落的時候,往往會很不容易尋找。但是如果文件中你有設定段落樣式,則在拉動滑桿的時候,可以浮現每一個段落的標題,方便你快速檢閱。

Step 1

選取文件的段落,然後套用右邊的指定樣式。

Word 文書處理 25 招:實用技巧讓效率加倍、版面更美

Step 2

只要選定了段落的樣式,當你用滑鼠左鍵按住滑桿往下滑動,就會浮現這一頁的段落資訊。

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第7招 不連續段落複製的順序問題

當我們要一次複製文件中多段不連續的段落文字,只要在選取不同段落文字的時候,按下「Ctrl」按鍵不放,就可以複製。但是當你將選取段落貼上時,會發現貼上文字的順序是你選取的順序。如果你要依照文件中排列的順序貼上,則要用滑鼠右鍵按下複製才行。

Step 1

只要你按下「Ctrl」按鍵不放,就可以用滑鼠選取多個不同段落,然後按下「Ctrl」+「C」複製選取的段落。

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Step 2

當你貼上的時候,會發現貼上的文字順序是你選取的順序,而非這些段落在文件中出現的順序。

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Step 3

不過,你可以用按下滑鼠右鍵的方式,來複製這些不連續段落的文字。

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Step 4

這時再貼上文字,文字段落的順序就會是在文件中的排列順序了。

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第8招 兩個段落的樣式差異,直接告訴你

如果你發現有兩個段落你想要設定為一樣的樣式,但是卻搞不清楚兩者之間的設定到底是哪裡不一樣,這時不需要自己一個一個來比對,其實在Word裡頭本來就有不同段落間的樣式比較功能,差異點直接列出,有什麼不同一目了然。

Step 1

選擇你要檢查的第一個段落文字,然後按下「Shift」+「F1」按鍵,在右邊會有顯示格式的視窗。

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Step 2

勾選下方的「和另一個選取範圍比較」,然後在內文中選擇另外一段文字段落,你就會看到下方會有一個「格式設定差異」的欄位,顯示兩個段落設定的不同點。

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第9招 讓圖片與圖說不分離

如果我們在編寫公司的文件,或是學生在編輯論文的時候,通常都有圖片與圖說不能分離的規定。但是在Word中常常會發現圖片與圖說因為分頁的關係,會被切割放置在上下兩頁。這時,我們可以透過「分行與分頁」的設定,強制圖片與圖說不分離。

Step 1

現在這份文件的圖表以及下方的圖說被切為上下兩頁。你可以在「常用」工具列中的「段落」,點選右下角的箭頭叫出設定視窗來。

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Step 2

在「分行與分頁設定」的頁籤中,勾選「與下段同頁」。

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Step 3

現在回到Word的畫面,就可以看到剛剛原本在上一頁的圖片,現在自動跳到下一頁來,與圖說文字在同一頁面呈現。

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Step 4

按下滑鼠右鍵,選擇插入標號,可以讓你為圖表進行編號。記得要選擇「在選取項目之下」,圖表編號就會顯示在下方。

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第10招 讓新的章節自動從奇數頁開始

如果我們要編寫小冊子或是說明書,我們可能會習慣希望讓每一個新的章節,都從左頁(奇數頁)開始。以前我們可能要人工手動自己加一頁或是減一頁,讓每一個章節剛好都能從左頁開始,但其實你不用這麼麻煩。

Step 1

首先在我們要指定的段落前面,透過「分行與分頁」的設定,勾選「段落前分頁」讓它成為新的一頁的開始。

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Step 2

接下來到「版片配置」中的「分隔設定」,勾選「自下個奇數頁起」,就可以讓這一頁保持在奇數頁排列。

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(下一頁:(11)跨文字方塊呈現內文、(12)快速設定文件行距、(13)圖片太多?檔案減肥有方法、(14)一次把文件中所有圖檔都存成檔案、(15)將數據轉為圖檔貼到文件中)

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3.  好奇 (發表於 2012年4月09日 11:32)
doc格式除非是為了讓其他台電腦讀取
不然我一律都以新的格式存取
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5.  Hannah (發表於 2012年5月05日 22:04)
技術含量高,內容超實用!!
看完馬上就把內容全部保存下來說,
感謝編者整理這麼好用的資訊~~
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7.  nextgen (發表於 2012年8月30日 17:03)
大大真是太利害了,有空也請用用新代全方位出版系統。跟Word 一樣好用,像Indesign 一樣專業。
Andy
8.  Andy (發表於 2013年4月07日 20:36)
技巧終究是技巧。
沒有基本排版美感的人有了這些技巧還是沒用╮(╯_╰)╭

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