5. 在圖片上寫下註解

在 WorkChat 中收到同事寄來的圖片,如果你想要更清楚地告訴他哪裡可以改進怎麼辦?直接點擊圖片,會看到圖片右上方出現了「標注」的符號,點下去就可以加上文字、線條、游標等等圖示,將你覺得需要修改的部分,透過標注的方式說明地更仔細,這樣就不用擔心雞同鴨講,完成編輯後,再次分享記事給對方即可。

與他人共用 Evernote ,協同工作技巧16招

▲當你打開收到的圖片記事,會看到圖片的右上角出現「@註記」,點選後可以開啟 Skitch 功能在圖片上標記、畫線。

6. 應用會議模板和範本

專案進行時會有許多會議,討論重要的細節及日期,會議進行前要事先準備簡報,讓會議可以更順利地進行,不過以往在製作簡報時,往往要花上許多的時間在排版上,而且使用其他的簡報軟體還要跟 Evernote 做切換。其實現在 Evernote 提供許多會議簡報的範本,只要儲存到 Evernote 裡就能夠快速套用,直接在範本裡輸入你所需要呈現的資訊內容,製作會議簡報已經不是這麼麻煩的事。

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▲Evernote 的網站上提供一些簡報模式的範本可以下載使用,按下右上方的「儲存至 Evernote」就可以儲存到自己的筆記本。

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▲在自己的記事本開啟該則記事後即可直接編輯,將別則記事中的資料直接複製貼上至會議範本中。

7. 記事放入會議所需文件

雖然說 Evernote 已經是個很不錯的工作平台,不過不得不承認很多時候辦公室還是會用 Word 或是 PDF 文件,即使公司裡面已經統一將文件雲端化,還是有可能收到外部寄來的信件,採用別的文件格式,這時候要怎麼整合 Evernote 及這些文件呢?其實只要直接將檔案拖曳到記事中,或是點選附加檔案的圖示,就可以直接插入文件,討論的時候就無須再開啟信箱。

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▲直接將需要的文件檔案拖曳至記事中,Word 檔、PDF 檔均可以使用這項功能。

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▲Evernote 並無提供 Word 檔的預覽,不過若是 PDF 檔,則可以直接在 Evernote 中預覽並標注編輯。

8. 善用搜尋找出需要資料

執行專案計畫時,共同筆記本內的記事可能多達幾十條,有時討論可能一下子找不到自己想要的某則記事,這個時候該怎麼辦呢?其實 Evernote 本身就有強大的搜尋功能,只要幾個關鍵字就能找出你的記事,只要在視窗右上角的搜尋列,輸入你要尋找的資料即可。如果想要更有效率的整理筆記,可以在同事間制訂一套命名記事的規則,瀏覽記事只要選定排列順序即可找到想要的記事。

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▲使用上方的搜尋列,只要幾個關鍵字就可以找到你的記事,如果是專業版,連附加檔案內的文字都可以搜尋到。

(後面還有 8 招 Evernote 共同辦公技巧

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