13. 製作會議紀錄

開會的時候你一言我一語,有的時候可能會議紀錄會來不及輸入每個人說的話,這時候就可以善用錄音記事功能,在會議開始的時候直接在共用記事本內新增語音記事,只要你的電腦有麥克風就會自動收音,將每個人的想法都完整地記錄,或是也可以用手機錄音,電腦做會議紀錄,因為 Evernote 擁有同步處理功能,當會議結束後,你就可以直接在電腦上再次聆聽會議的內容,不需要從手機將檔案複製到電腦中。

與他人共用 Evernote ,協同工作技巧16招

▲在手機上開啟 App,使用錄音記事記錄會議內容。

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▲可以直接在電腦上點選錄音,就可以邊聽邊記錄了。

14. Scannable 蒐集便利貼的點子

現在開會十分流行用便利貼,尤其是在腦力激盪的時候,牆上可以到處貼滿了每個人的點子,要怎麼完整地蒐集每個人的點子,又不用佔去太大空間呢?你可以利用 Evernote 新推出的 Scannable App,將便利貼掃描進 Evernote 中,全部儲存到共用記事本中,即使是當天會議沒有出席的人,也能夠看到其他人豐碩的成果。

與他人共用 Evernote ,協同工作技巧16招

▲將一則則的便利貼記事用 Scannable 掃進 Evernote 中,不管是一般的隨手記錄,或是會議中的腦力激盪點子,都可以完整記錄。

15. 建立待辦清單追蹤進度

討論會議結束後一定會有很多待辦事項,一場串的清單該如何有效管理非常重要,善用 Evernote 的「待辦事項」功能,在記事內容中插入核取方塊,只要有人完成後就可以勾選核取方塊,再謹慎一點就在該事項後面加註完成者的名字,這樣管理專案進度一目了然。

與他人共用 Evernote ,協同工作技巧16招

▲在記事裡按右鍵,「待辦事項」、「插入核取方塊」就可以放入小方塊,任務完成再勾選。

16. 整理所有記事建立目錄

當專案計畫接近尾聲的時候,記事可能越積越多,我們要為封存專案作準備,以後有需要回顧專案時,只要看一則記事就好,這個功能就是「建立總目錄記事」,選擇共同記事本中所有的記事,Evernote 就會自動出現整理記事的選擇,選擇「建立總目錄記事」,Evernote 就會新生成一則記事將所有的記事列成一張清單,而且每個記事標題都是超連結,點選會自動連結到該則記事,以後只要看這則記事就知道整個專案計畫的執行及規劃,下次準備專案就可將這則記事作為流程參考。

與他人共用 Evernote ,協同工作技巧16招

▲在單一本記事本裡,選擇全部的記事,就會出現右邊的選擇,選擇「建立總目錄記事」。

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▲之後該本筆記本中,就會出現一則名為「目錄」的記事,列出所有記事的標題,標題就是超連結,點選後會連結到每則記事。

 

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