實作專案管理,這些免費工具幫你搞定

Google 工作表:最方便的待辦事項管理工具

時間管理就是管理你的待辦事項,因此首先需要的就是找尋一套適合你使用的待辦事項工具,作為一個新手不妨參考 Bryan 的建議,不需要另外去找工具,直接利用 Google 工作表建立自己的時間管理系統就好,不但取得方便,而且在手機上也有 App,這樣你走到哪都可以檢視。

結合 Gmail 當成待辦事項收件匣

在這個網路時代,我們有很多的工作,都是從 email 而來的。而使用 Google 工作表還有一個好處,就是 Gmail 有支援將郵件轉成工作表的功能,你可以將別人指派給你的工作郵件,直接轉入工作表。

而除了來自於別人的信件外,其實現在也有很多網站服務或是外掛工具,都提供將內容郵寄到 Gmail 的功能,比方說 Evernote,因此你就可以將在其他地方的工作郵寄到 Gmail,將你的 Gmail 來當成待辦事項的「收件匣」,蒐集所有的工作。

將郵件轉成待辦事項

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▲在 Gmail「更多」選單中,可將接收的郵件放入工作表,成為待辦事項。

Google 工作表在哪裡?

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▲只要在 Gmail 下拉選單,點選「工作表」,就可以在右下角看到 Google 工作表。Google 工作表可以建立不同的處理清單,你可以參考前面的分類規則,建立自己的工作清單系統。

Google 工作表+日曆:時間導向管理

Google 的服務很多,除了可以在 Gmail 裡頭開啟 Google 工作表之外,另外你也可以在 Google 日曆裡頭開啟 Google 工作表。而 Google 之所以這樣設計,其實也是有它的用意在。

將當天(週)要處理的事情移到行事曆

如果說 Gmail+Google 工作表是用來「輸入」待辦事項,那麼行事曆就是待辦事項的「輸出」形式之一。我們在前面解釋時間管理的規則時,提到待辦事項清單的分類之一是「當日(週)要處理的事情」,這一類的事情其實就是你短時間內要處理的工作。

而當我們開啟了行事曆,現在你可以把這些短時間要處理的工作,再精細到以每小時、分的規則來規劃,分派到你的 Google 日曆上。這樣你就可以透過日曆一目了然自己當天要進行什麼工作。

你是任務導向,還是時間導向?

雖然是同樣一個 Google 工作表,不過在行事曆或是郵件裡頭開啟 Google工作表,是兩種不同的概念,這與你是以任務導向還是時間導向來管理你的待辦事項有關。

當你出門在外的時候,如果突然有一項任務要記錄,你可以選擇在 Google 工作表記錄,或是在 Google 日曆中登記,這可能會讓你造成混淆,不知道要用哪一種工具。其實正如前面所說的,如果是與時間有關,有特定發生日期的工作,那麼就記在 Google 日曆上,如果是不確定時間的,那就先記在工作表上。

Google 日曆與工作表的關係

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▲Google 日曆只能顯示一份工作表的待辦清單內容,因此你必須要在右下角切換你的待辦清單列表,相關的活動才會顯示在 Google 日曆上。

以不同的週期檢視待辦事項

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▲在日曆使用的好處是,你可以切換成「天」的形式,明白自己一天的工作是否會超出負荷。

(後面為奇妙清單運用教學)

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