實作專案管理,這些免費工具幫你搞定

奇妙清單:拆解大任務,細分為小任務處理

有的時候,我們所列出的任務不會是像買菜、看書這麼單純的小事,可能會是比較複雜的任務。比方說老闆交代我們要負責一個專案計畫,或是要跟朋友籌劃一趟去日本五天四夜的旅程,這些都屬於比較大型的任務,你無法用三言兩語就解決,甚至需要與其他人合作,Google 工作表可能就不適合在這種情境之下使用。

三層式介面掌握任務階層

奇妙清單(Wunderlist)是個可以把任務拆解的待辦事項管理工具,它提供多種平台的應用,你在桌機及手機上都能使用。

在網站上使用的時候,它採用三層式的設計,讓你可以一目了然知道目前待辦清單上的任務有哪些,以及每一個任務又有多少的子任務,一眼就可以進行管理。

「清單」與「任務」的不同

前面講的是你如何在奇妙清單中建立個人的「任務」,去針對個人的工作進行管理。而如果你的任務是與其他人有關的時候,需要團隊合作,那麼奇妙清單也允許多人共享,在這個情況下,你需要建立一個「清單」。

「奇妙清單」中的「清單」是用來建立較大的專案,裡頭可以建立很多任務,然後任務裡頭還可以有子任務,等於是三層式的概念。要注意的是,只有在清單中的任務才可以共享,指派給其他成員。

拆解專案任務,並可加入檔案註記備忘

實作專案管理,這些免費工具幫你搞定

實作專案管理,這些免費工具幫你搞定

▲每一項任務都可以繼續拆成子任務。

實作專案管理,這些免費工具幫你搞定

▲針對每一項任務,可以插入檔案或是備忘錄來提醒註記。

網站資訊:奇妙清單(Wunderlist)
適用專案情境:小型團隊
網址:https://www.wunderlist.com

奇妙清單:指派專案團隊成員,建立合作關係

在奇妙清單中的「清單」,其實就相當於團隊之間的一個專案。比方說你要跟公司的同事一起執行一個案子,或是要與朋友規劃一個旅遊,都可以透過「清單」來規劃。當你邀請其他成員加入一個「清單」中,大家可以一起在這個清單中增添任務,進行發想。

不只是清單中的任務可以共享,更重要的是你可以將每一個任務指派給不同的成員去執行。並且在每一個任務中都有留言的機制,因此成員之間可以針對每一項任務直接在網站上留言討論,進行溝通。

奇妙清單的缺點及限制

透過奇妙清單可以快速掌握一個專案的所有任務,並且協調指派給不同的成員。在設計上它比較適合小型的團隊或是專案數量較少的團體使用,因為如果事情一多太過複雜的話,奇妙清單的介面不容易看出任務先後順序的邏輯,比較容易造成疏漏。

當你使用免費版的時候,它的子任務數量以及分享的成員數量都有限制,如果一個專案參與的人數超過 10 個人以上,那麼就不適合使用奇妙清單來指派,或是你得把一個專案再拆分成兩個專案來指派任務。

建立你的「清單」並指派任務

實作專案管理,這些免費工具幫你搞定

▲在左欄最下方的「+」按一下可新增清單,你新建立的「清單」排列在最下方,而右邊就是你這清單中所有任務。

實作專案管理,這些免費工具幫你搞定

▲利用「分享」先把團隊邀請進任務,再透過「分配給」來指派給其他成員。

成員彼此討論協調任務

實作專案管理,這些免費工具幫你搞定

▲大家可以即時在任務下面的留言板進行討論。

實作專案管理,這些免費工具幫你搞定

▲你直接在面板上就可以看出各個任務所分派的人,以及執行的日期,提供你很便利的管理方式。

(後面為 Trello 運用教學)

使用 Facebook 留言

發表回應

謹慎發言,尊重彼此。按此展開留言規則