實作專案管理,這些免費工具幫你搞定

Trello:用卡片管理你的專案

待辦事項的網路服務很多,不過因為設計的理念不同,各有不同的變化。另外一套也很多人採用的服務是 Trello,這套工具與奇妙清單的條列式設計的概念不大一樣,採用的是卡片式的管理方式,將你每一個專案或是任務用卡片式的樣貌表現出來,看起來直覺而清楚。

多人管理卡片

你可以將 Trello 看成是一個大型的白板,在這個白板上你可以有不同的欄位,每個欄位代表的就是專案不同的進度或是處理方式,然後在每個欄位中貼入不同的卡片。

Trello 也支援多人團隊使用,並沒有使用人數的限制。當你要建立一個新的白板(Create New Board)的時候,有一個指定「Organization」的欄位,你可以為公司的成員建立一個「Organization」,然後就可以將這個白板指派為這個「Organization」的團隊專用,你可以為不同的群組建立不同的 Organization,分別管理不同的專案。

Trello 在使用上還有一個優點,每一張卡片都是可以移動的,因此你可以先把某個會議的卡片暫時放在「待辦事項蒐集」的欄位中,然後等到歸納整理的時候,直接把這個卡片拖曳到「未來要進行的工作」的欄位。這樣可以省去重複輸入的困擾。而每張卡片都可以指派給不同的成員,用這種方法來管理大家的工作。

卡片式的管理方式

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▲每一個卡片展開後,除了看到自己的任務外,還可以加入更多注意事項以及成員間的討論建議。

網站資訊:Trello
適用專案情境:小型團隊
網址:https://trello.com

Trello:卡片中可加入的功能與資訊

在 Trello 中的溝通也是採用卡片導向,這個設計就是讓你在一張卡片中可以掌握關於這個任務的所有資訊,因此其他成員只要打開指派給自己的任務卡片,就可以在其中知道任務的相關訊息,以及報告處理的結果。

任務卡片的五大功能

在 Trello 的每一張卡片你點選進去之後,就會到卡片的編輯介面中。卡片的右側有 Members、Labels、Checklist、Due Date、Attachment 這五個主要功能。

  • Members:指派任務給其他成員。
  • Labels:你可以定義各種顏色標籤,將任務卡片以顏色來分類。
  • Checklist:每一張任務卡片還可以再建立一個 Check list 的清單,檢查進度。
  • Due Date:設定任務卡片的時效。
  • Attachment:附加相關的檔案到任務卡片中( 免費版單一檔案不得大於 10MB)。

透過卡片中的這五種功能,基本上團隊在溝通任務的過程中,所需的功能大致上都包含在裡面了。

指派工作

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▲點選「Members」可以指派成員。

建立進度檢查清單

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▲點選「Checklist」就可以建立 Check 清單。當你勾選 Checklist 的每一個項目,上方還有進度表會顯示完成度。

為任務建立色彩標籤

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▲點選「Labels」可以為每一張任務卡片建立色彩標籤。

(後面為 Excel 運用教學)

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