實作專案管理,這些免費工具幫你搞定

進階管理:何時需要專案任務排程工具?

前面介紹的奇妙清單以及 Trello 兩種專案管理工具,適用的都是比較小規模的專案,你可以在介面上一眼就看完整個框架,然後馬上檢查相關的進度。Bryan 表示,目前免費的待辦事項網站服務,設計多半是任務導向,讓你掌握專案中有哪些任務。雖然每一個任務也可以設定時間,不過從介面上你不容易看出任務之間的時間關係。如果你的專案多與時間有關的話,那可能還需要用到排程工具。

何種情況下需要排程?

某些任務之間有從屬關係,必須某一個任務先進行,接下來其他的任務才能往下繼續。這一類的從屬關係你無法在前面這些任務導向的工具看出關連,你需要一些視覺化工具的輔助,幫你釐清工作排程以及邏輯。不幸的是,大部分的免費軟體都沒有排程的功能。Bryan 表示,在所有專案管理軟體中,排程做得最好的是 Microsoft Project,不過這是付費軟體,而且功能相當複雜,初學者很難馬上上手。

不過,如果你的工作任務不複雜,只有 30~40 個,那麼 Bryan 覺得也不需要另外找工具,用一般的 Excel 表格來管理就好了。使用的方法就是利用 Excel 的儲存格來繪製,幫助你釐清工作的排程以及邏輯。不過,這種方法純粹就是利用 Excel 來當成一種視覺表達的工具,實際上所有的排程都是手動安排,Excel 本身是無法知道工作前後關係的。

何時需要專業工具

如果你的專案很大,情況很複雜的話,還是需要靠專業軟體來幫忙。Bryan 建議專案管理者可以把手中的工作任務列出來,通常如果一個專案的工作任務數量超過 70 個,可能就需要用到排程的功能,因為 70 個以上的任務算是大型專案,先後順序的邏輯比較複雜,這時候人腦已經無法有效的處理,因此免費軟體就無法幫忙,而需要轉向 Microsoft Project 之類的排程工具來協助。

除了付費版的 Microsoft Project 之外,網路上也有開源的 Open Project 可以嘗試看看,這是單機版的軟體,最近這個計畫在 Windows 的版本改名叫 ProjectLibre,功能也相當不錯,只是使用起來比較複雜。

Excel 也是管理好工具

實作專案管理,這些免費工具幫你搞定

▲使用 Excel 排程製作的圖表以長時間任務分配管理為主,如果時間切分的太細並不適合用 Excel 製作,因為表單會看起來很凌亂不易看懂。

(後面為 ASANA 運用教學)

使用 Facebook 留言

發表回應

謹慎發言,尊重彼此。按此展開留言規則