實作專案管理,這些免費工具幫你搞定

ProjectLibre:免費的專案排程軟體

微軟的 Project 是很多專案管理者讚譽有加的軟體。但如果你沒有這個預算,網路上也有針對 Project 開發的開放原始碼版本的 Open Proj 計畫,而這項計畫曾經中斷一段時間,之後重啟的 Windows 版本名稱為 ProjectLibre。

ProjectLibre 是一套單機版的工具,前面介紹的待辦事項管理工具,主要是讓你掌握自己有多少工作要做,以及怎麼分配工作。但在 ProjectLibre 裡頭要處理的是更實務、更進階的問題:工作任務的前後邏輯、工作的時間管理。

工作任務變更,自動搬移後續排程

在純待辦事項工具中,是無法看出工作任務的前後邏輯。雖然可以利用 Excel 表格或是行事曆來輔助你管理時間,但是如果忽略工作前後邏輯的話,如果中間有一個環節延遲,往往「牽一髮動全身」,後面的步調就全部亂掉。

在 ProjectLibre 裡面,你只要將專案的任務全都輸入表格,之後包括每一個任務的時間長度、前後關係,都可以用拖曳的方式來輸入,而且任意移動某個任務的時間點,後面的任務都會跟著移動,讓你安排排程相當輕鬆。

不過,ProjectLibre 的問題就是太過複雜,初學者很難懂。更重要的是它是單機軟體,也無助於團隊的協同規劃,因此只適合用於專案的領導者、規劃者,一般人使用前面那幾套待辦事項管理工具就好了。

設定時程,自動排定甘特圖

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▲你只要在表格內填好工作名稱,之後的工作流程以及邏輯都可以用拖曳來管理。

軟體資訊:ProjectLibre
適用專案情境:專案負責人
網址:http://tinyurl.com/nn86o2x

ProjectLibre:估算人力投入資源,調整專案

當你用 ProjectLibre 排出專案的工作排程之後,其實 ProjectLibre 的功能還有很多,只要將每個工作指派對應的工作者之後,ProjectLibre 還可以幫你計算整個專案的工時、人力資源、人力成本⋯等等。

ProjectLibre 還有很多輸出格式,以及分析模型來協助你檢視專案進度,包括有網路圖、WBS 工作分解結構圖、RBS 資源分解結構圖、工作完成度等各種專業的圖表,對於專案管理的各種需求都能滿足。

WBS(Work Breakdown Structure)

工作分解結構,將一個複雜的項目,依照固定的原則拆分成一個一個的項目,再將一個一個的項目分配到每個專案參與者的工作時程中。

RBS(Resource Breakdown Structure)

資源分解結構,這是依照專案中的資源種類和形式,分解出資源可以分派到專案中每個項目的進度計畫,透過彙整的方式協助專案管理者看出需求資源的可用性。

估算專案各階段人力成本及負擔

身為一個專案管理者,在指派工作的時候,往往會疏忽於人力資源的掌控。比方說你指派了某人參與了A專案的任務一,卻忘了之前又指派過同一個人參與另一個專案的某個任務,而兩個任務偏偏又發生在同一天。有可能會造成工作負擔不平均,特定工作者負擔過重的問題。

在 ProjectLibre 的右上角,可以讓你切換不同圖表,提早發現專案中成員在人力的配置上是否會有問題。此外,你也可以輸入每一個人員的時薪成本,然後切換到 RBS 資源分解結構圖,這個功能會幫你估算在專案中的每個階段,所需付出的人力成本是多少。

人力資源分析

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▲點選上方的人力資源按鈕可以分析人力,這張圖中有某位工作者有兩筆工作重疊在同一天,因此工作負擔為 200%,表示這個專案人力配置有明顯的問題。

RBS 資源分解結構圖

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▲這是切換到 RBS 資源分解結構圖的報表,可以分解出各個人力資源所耗費的人力成本。

 

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