Excel 2013:分析大師換你當

每一個Office 2013的軟體都有各自代表的底色,而在開啟程式後,左邊就可看到Excel的代表色為綠色,右邊看到預設許多豐富樣式的試算表,讓使用者選用。這次主要新增了三大功能,分別是快速填入、快速分析與建議圖表功能,都是大幅節省時間,強化使用效率的超有用功能。

如果你要在在新的欄位中組合舊有欄位的資料,就可以啟用快速填入(Flash Fill)功能,只要在新欄位中輸入前幾格內容,Excel 2013就會依據使用者之前的輸入內容,自動補齊同一欄中其他欄位的內容。快速分析(Quick Analysis)更是懶人的好幫手,選取一個數據範圍就會跳出快速分析按鈕,隨點隨篩選出重要的數據資料。

最後,就算你對怎麼產生圖表一竅不通,也可以利用新的建議圖表功能(Recommended Charts),幫你選出最適用的視覺化整理方式,不用再擔心老師、老闆嫌你給一堆看不懂的數據了。

Office 2013 五大必看重點,Word、Excel、PowerPoint 特色解析

讓很多人頭大,卻又不得不學的Excel,變得更聰明,更自動化。

快速填入功能,省時又省力

雖然過去Excel已經可以自動幫我們填入有順序的序號數字之類的資料,但是在新版的快速填入功能,則可以依據已輸入過的資料為依據,幫你「預測」新的欄位要填入的資料。例如,你在表格中第一列裡,已經建立過20個以「名.姓@網域」(例:Nancy.Freehafer@fourthcoffee.com)為規則的資料,而在第二列的第一個欄位,我們輸入名字(例:Nancy),則第二列接下來的欄位,Excel 2013就會自動幫你補上相對應的名字。

Office 2013 五大必看重點,Word、Excel、PowerPoint 特色解析

▲透過Excel自動分析與填入資料,不用再做大量重複的KeyIn工作。

這種從一個資料欄自動拆到其他欄的作法,是資料剖析的一種,能找出你資料結構的範型,幫你完成你接下來的工作。

Office 2013 五大必看重點,Word、Excel、PowerPoint 特色解析

▲輸入中文資料也不會影響Excel的資料剖析判斷。

資料快速分析一指間

資料填寫完以後,當然是要分析趨勢,或者製作成圖表了。在新版的Excel中,使用者只要選取特定欄位範圍的數據,右下角就會出現一個「Quick Analysis」按鈕,可以選擇把這段數據格式化分析、圖表分析、總量分析、表格分析或火花分析,展現出這段數據背後代表的意義。

Office 2013 五大必看重點,Word、Excel、PowerPoint 特色解析

▲輸入一堆數據不難,再利用快速分析功能幫你找出數據的規律與意義。 

另外,如果使用者覺得快速分析所提供的6種格式分析選項太少,也可以圈選表格範圍,到「HOME」標籤下,選擇「Conditional Formatting」,裡面一樣有提供跟Excel 2010一樣的格式化分析條件,讓你一眼看穿資料的輕重大小。

Office 2013 五大必看重點,Word、Excel、PowerPoint 特色解析

▲快速分析只提供六個常用的格式化條件選項,其他的仍能在「Conditional Formatting」中找到。

圖表建議功能省時又省力

分析資料時,運用圖表來說明無疑是最清楚的,但你總是在猶豫要用選擇哪一種類型的圖嗎?現在Excel 2013有一個提供建議圖表的新功能,圈選要分析製作成圖表的數據後,在Insert標籤下,選擇「Recommended Charts」,就會列出最適合的各種類型,幫你省下許多的麻煩。

Office 2013 五大必看重點,Word、Excel、PowerPoint 特色解析

▲不管是老師或老闆都不想看一堆密密麻麻數據,這時就該啟用建議圖表功能,給他們一個最簡明的分析。

覺得利用圖表建議功能做出的圖表,少了一些元件或是提供的資訊不夠充分,這時就可以利用圖表旁邊的Chart Elements增加一些資料標籤,Chart Style改變圖表的風格、顏色,或者用Chart Filter隱藏圖表資訊。

Office 2013 五大必看重點,Word、Excel、PowerPoint 特色解析

▲不管是想要在資料上新增標籤、隱藏不需要的圖表資訊,還是改變圖表風格,通通可以簡單完成。

不花時間做出樞紐分析表

樞紐分析表的用途,是把項目繁雜的工作表進一步化為提供比較功能,顯示關聯性,並提供有用的趨勢分析,最大的優勢是面對大量的資料時,能夠快速合併與比較,存取出真正有意義的資訊。

Office 2013 五大必看重點,Word、Excel、PowerPoint 特色解析

▲啟用建議功能,就能看出分別代表資料不同意義的各種樞紐分析表。

在過去我們總要費心想想工作表中哪些欄位適合放在欄標籤、哪些欄位又適合放在列標籤、Σ值,試了好久才能建立出真正有意義的樞紐分析表。而在Excel 2013中,就多了一個「Recommended PivotTables」功能,只要使用者框選好想要分析的表格範圍,就會列出幾個可能適用的樞紐分析表,讓使用者可以快速預覽,選出一個最適合的。

延伸閱讀:

本文同步刊載於PC home雜誌
 
Office 2013 五大必看重點,Word、Excel、PowerPoint 特色解析
歡迎加入PC home雜誌粉絲團

使用 Facebook 留言

Bedd8241b48ee23e361e03891883465e?size=48&default=wavatar
2.  laden233 (發表於 2012年11月02日 23:17)
在mactype問題解決前,不打算換office 2013
沒有mactype的office簡直是對眼睛的折磨

發表回應

謹慎發言,尊重彼此。按此展開留言規則